Facylitacja

Czym jest facylitacja?

Słowo facile w języku francuskim oznacza „łatwy”. Facylitacja to ułatwiane, które można dostrzec na kilku poziomach. Kiedy mamy do czynienia ze współpracującymi ze sobą specjalistami, różnorodność ich perspektyw jest bardzo cenna, ale często, gdy emocje stają się silne i niekoniecznie pozytywne, współpraca może być trudna. Jeśli trudność ta zostanie nierozwiązana może dojść do konfliktu i jego eskalacji w całej organizacji.

Facylitator, to neutralny i troskliwy „człowiek z zewnątrz”, który pomaga pracownikom przejść przez pole minowe, znaleźć podobieństwa pośród różnorodności i wypracować wspólny rezultat. Na wyższym poziomie facylitator ułatwia interakcje pomiędzy różnymi interesariuszami w organizacji, tak by określić ich potrzeby, wartości, interesy, możliwy wkład i reakcje na rezultat. Na najwyższym poziomie facylitator może wspierać procesy zmiany organizacyjnej, zakorzeniając kulturę otwartej komunikacji w firmie oraz konstruktywnej reakcji na pojawiające się wyzwania.   

Jaki jest cel facylitacji?

Celem facylitacji jest zainspirowanie Zespołu do konstruktywnych rozmów o rozwiązaniach. Facylitacja służy także poprawie relacji oraz podniesieniu kompetencji zespołu w obszarze komunikacji, rozwiązywania konfliktów, reagowania na pojawiające się trudności. Dzięki facylitacji poprawia się samopoczucie i jakość pracy pracowników, zwiększa się ich poczucie sprawstwa oraz skuteczność w pracy, a co za tym idzie — polepsza się ich dobrostan i zwiększa zadowolenie z wykonywanej pracy.

Co facylitacja daje pracownikom?

  • Uzyskują neutralną i moderowaną przez neutralnego specjalistę przestrzeń do mówienia o swoich potrzebach i oczekiwaniach;
  • Analizują własne trudności w oparciu o jasne, bezpieczne zasady. Mogą wspólnie opracować dobry, uporządkowany plan wyjścia z trudnej sytuacji, korzystając z wiedzy i doświadczeń innych uczestników oraz facylitatora;
  • Mają szerszy wgląd we własne emocje związane z przeżywaną trudnością i potrafią je konstruktywnie wykorzystać w dalszej współpracy;
  • Doświadczają wsparcia osób podobnie zainteresowanych rozwiązaniem trudności;
  • Uczą się nowych rozwiązań, metod, pozytywnych wzorców;
  • Mogą wyjaśnić własne dylematy pojawiające się we współpracy i w relacjach;
  • Mają gwarancję transparentności, otwartej komunikacji, bezpieczeństwa;
  • Mają możliwość wycofania się z procesu na każdym etapie.

Co może zniechęcić pracowników do uczestnictwa?

  • Niewiedza o tym, czym jest facylitacja i jak się w jej ramach pracuje;
  • Obawa przed oceną (krytyczną, negatywną);
  • Obawa przed wpływem osoby zarządzającej na ich pracę i rozwiązania;
  • Obawa przed głębszym wglądem we własne emocje;
  • Złe doświadczenia z przeszłości.

Co może zachęcić pracowników do uczestnictwa?

  • Facylitacja jest dla pracownika i organizacji;
  • Nie ma krytyki— jest refleksja;
  • Uczestnik decyduje co z facylitacji chce wynieść i wykorzystać;
  • Wszyscy uczestnicy facylitacji (także Kierownik) ustalają zasady bezpieczeństwa i współpracy;
  • Facylitator stoi na straży zachowania ustalonych zasad;
  • Facylitator ma obowiązek zachowania tajemnicy, w sytuacji gdy zostanie do jej zachowania  zobowiązany;
  • Tylko uczestnicy facylitacji mają wgląd w dokumentację ze spotkań;

Co facylitacja daje menedżerowi kierującemu organizacją?

  • Wspiera go w formułowaniu skutecznych strategii rozwiązywania problemów;
  • Daje feedback i możliwość wglądu w obszary wymagające aktywności rozwojowej;
  • Ułatwia zachowanie standardów i obowiązujących norm zawodowych;
  • Pomaga podtrzymywać wśród personelu dążenie do realizacji celów organizacji;
  • Utrzymuje dobre relacje pracownicze wśród personelu;
  • Zwiększa prestiż Jednostki Organizacyjnej;
  • Utrzymuje autorytet kierownika wśród kadry korzystającej z facylitacji.

Jaki pomysł na facylitację w Państwa Organizacji?    

Proponowana facylitacja może mieć charakter kilku dobrowolnych spotkań pracowników merytorycznych i Zarządu. Spotkania w zależności od potrzeb mogą być przeprowadzone w różnych konfiguracjach (Pracownicy we własnym gronie, Zarząd we własnym gronie, spotkania wspólne).

Każde spotkanie jest moderowane przez facylitatora, którego zadaniem jest stworzenie odpowiedniej przestrzeni oraz zaprojektowanie procesu pracy zespołu tak, by grupa wypracowała diagnozę oraz plan działania. Facylitator zakłada, że cała wiedza potrzebna do rozwiązania problemu należy w całości do grupy, a zadaniem facylitatora jest tę wiedzę wydobyć, uwspólnić i skierować w kierunku odpowiedniego rozwiązania. Na prośbę uczestników procesu facylitator może przedstawić rekomendacje i sugestie będące efektem obserwacji neutralnego eksperta „z zewnątrz”.

Cały proces facylitacji proponowany można podzielić na 3 etapy:

  1. Etap wspólnej analizy i diagnozy powstałych trudności i wyzwań
  2. Etap pracy nad rozwiązaniami
  3. Etap rekomendacji, planowania nowych rozwiązań i wzmacniania kompetencji

I Etap – analizy i diagnozy

  1. Facylitacja może zostać poprzedzona spotkaniem facylitatora z pracownikami merytorycznymi. Celem tego spotkania jest wzajemne poznanie, przekazanie szczegółowej wiedzy na temat usługi, udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania i rozwianie wszelkich wątpliwości związanych z sesjami. Zalecane jest aby w tym spotkaniu uczestniczyła osoba zarządzająca. Nie rozpoczynamy facylitacji bez zgody wszystkich uczestników.
  2. Facylitator w ramach I Etapu spotyka się ze wszystkimi uczestnikami procesu ułatwiania. Ustalane są oczekiwania uczestników i  wspólne zasady bezpieczeństwa.
  3. Bezpieczeństwo procesu facylitacji zapewni trójstronny kontrakt zawarty pomiędzy osobą zarządzającą jednostką (organizatorem facylitacji), facylitatorem i uczestnikami spotkań, zaś sam proces facylitacji powinien być wolny od zewnętrznego nacisku.
  4. Na I Etapie dochodzi także do spotkań z facylitatorem „na osobności”. Facylitator pomaga uczestnikom w bezpiecznej refleksji nad przyczynami i skutkami trudności.
  5. Ten etap charakteryzują duże emocje, ponieważ w procesie ujawniania trudności uwalniają się pokłady skumulowanej złości, frustracji, bezsilności.
  6. Facylitator pomaga uczestnikom facylitacji w konstruktywnym przeżyciu emocji i nazwaniu trudności. Oddziela ludzi od problemu, koncentruje się na interesach – nie na stanowiskach, nalega na stosowanie obiektywnych kryteriów i zachęca do komunikacji bez przemocy. Facylitator na tym etapie pełni często rolę „kozła ofiarnego”.
  7. Oczekiwanym efektem I Etapu powinna być wyrażona gotowość uczestników do dalszej pracy nad rozwiązaniami oraz ustalenie i zapisanie wstępnej listy wyzwań, nad którymi uczestnicy chcą pracować na kolejnych spotkaniach.
  8. Potrzebny czas: minimum 3 godziny na pierwsze spotkanie z grupą Pracowników / około 2 godzin na pierwsze spotkanie z Zarządem.

II Etap – praca nad rozwiązaniami

  1. Facylitator w ramach spotkań z uczestnikami wykorzystuje narzędzia pomocne w uwalnianiu pozytywnego i konstruktywnego potencjału celem wspólnego wypracowania możliwych do realizacji, akceptowalnych celów i rozwiązań.
  2. W sytuacji przewlekłego problemu w organizacji często wypracowywane są małe, szczegółowe cele i „pierwsze małe kroki” na drodze do rozwiązań.
  3. W pracy  nad rozwiązaniami uczestniczą wszyscy zainteresowani.
  4. W ramach spotkań II Etapu wypracowywane są wspólne, w miarę możliwości szczegółowe rekomendacje związane z rozwiązaniem powstałych trudności.
  5. Wszelkie wypracowane wspólnie cele i pomysły powinny zawierać cechy SMARTER.
  6. To uczestnicy procesu facylitacji decydują o wyborze i kolejności podejmowanych do realizacji rozwiązań.
  7. Oczekiwanym efektem II Etapu powinna być lista przedyskutowanych, wybranych i zatwierdzonych przez wszystkich uczestników procesu WSPÓLNYCH celów i działań. Pierwsze działanie powinno być wdrożone przed spotkaniami w ramach III etapu.
  8. Potrzebny czas: minimum 3 godziny na każde kolejne spotkanie z grupą Pracowników / około 2 godzin na każde kolejne spotkanie z Zarządem.

III Etap – rekomendacje i wzmacnianie kompetencji

  1. Etap III pozwala przyjrzeć się wypracowanym wspólnie rozwiązaniom i poddać ewaluacji pierwsze wybrane i zrealizowane wspólnie działanie. W ewaluacji pierwszych działań uczestniczą wszyscy zainteresowani.
  2. Może okazać się, iż w wyniku realizacji pierwszych działań pojawią się nowe kwestie istotne do analizy i omówienia.
  3. W ramach III Etapu uczestnicy facylitacji wybierają kolejne działania do realizacji oraz określają wskaźniki realizacji tych działań.
  4. Naturalnym lub zaplanowanym elementem III Etapu może być wymiana informacji o metodach i pomyślnych wzorcach rozwiązywania trudności. Facylitator w ramach rekomendacji może wskazać własne skuteczne pomysły na wzmocnienie relacji w zespole, poprawę komunikacji oraz konstruktywne rozwiązywanie konfliktów  w organizacji.
  5. Wszelkie wypracowane wspólnie konkluzje i rekomendacje przekazywane są w wersji elektronicznej do wiadomości wszystkich uczestników procesu facylitacji.
  6. Usługa facylitacji i osoba facylitatora także jest poddana ewaluacji – w postaci anonimowych ankiet ewaluacyjnych.

Program facylitacji oraz harmonogram spotkań dostosowuję do indywidualnych potrzeb organizacji po wcześniejszej konsultacji z osobą zamawiającą.